GUIDE PRATIQUE 2026
Règles, méthode et outils pour les cadres de santé
Le planning est une tâche structurante du cadre de santé en EHPAD, et souvent la première source de frictions d'équipe. Ce guide reprend les règles applicables, une méthode pas-à-pas, un exemple concret pour 60 lits, et les outils pour l'industrialiser.
1 Contraintes légales : bien identifier le régime applicable
Les règles dépendent du statut de l'établissement.
EHPAD public (FPH)
- • Base : décret n°2002-9 du 4 janvier 2002, version en vigueur (modifié le 3 juin 2025).
- • Repos quotidien : 12 h par principe, 11 h par dérogation encadrée.
- • Repos hebdomadaire : 4 jours sur 2 semaines, dont 2 consécutifs avec 1 dimanche.
- • Durée hebdomadaire : 48 h maximum sur 7 jours glissants, 44 h dans un cycle.
- • Amplitude : 10 h 30 en discontinu, 12 h en continu.
EHPAD privé
- • Code du travail + convention collective + accords d'entreprise.
- • Repos quotidien : 11 h (L3131-1).
- • Repos hebdomadaire : 35 h (L3132-2).
- • Les aménagements conventionnels peuvent ajuster ces seuils.
Pour un détail complet, voir notre article dédié au décret 2002-9.
2 Dimensionner l'effectif par shift
Il n'existe pas de ratio national opposable « soignants par résident ». Les ARS suivent le financement via le GMP/PMP, qui pilote la dotation, pas un ratio minimal par shift. Chaque établissement fixe ses propres effectifs cibles selon sa capacité, sa charge en soins et les recommandations professionnelles.
Ordre de grandeur terrain pour un EHPAD de 60 lits : 2 à 3 IDE/AS en journée, 1 IDE/AS en nuit. À calibrer selon votre GMP et votre organisation.
3 Méthode pas-à-pas
Ouverture de la saisie des vœux
Le soignant déclare ses absences obligatoires et ses souhaits de shifts.
Clôture des vœux
Règle ferme.
Génération et ajustement
Génération du planning brut, contrôle des contraintes, ajustements manuels.
Publication
Publication du planning validé.
Au fil de l'eau
Gestion des imprévus (arrêts, remplacements) via un process d'échange validé par le cadre.
Exemple de semaine type (EHPAD 60 lits)
Pour une équipe de 15 soignants (11 en jour + 4 en nuit)
4 Exemple de semaine type (EHPAD 60 lits)
Pour une équipe de 15 soignants (11 en jour + 4 en nuit), une semaine standard peut ressembler à :
- Lundi à vendredi : 3 jour + 1 nuit en moyenne. Doublon jour possible en semaine pour absorber l'activité soutenue.
- Week-end : 2 jour + 1 nuit, avec rotation sur 6 à 8 semaines pour lisser l'équité.
- Après série de nuits : au moins 1 à 2 jours de repos consécutifs.
Ces chiffres sont des repères, à calibrer selon votre cadre conventionnel et votre niveau d'activité.
5 Équité des week-ends
L'équité ne se garantit qu'avec un compteur roulant sur plusieurs mois.
6 Gérer les vœux de l'équipe
Respecter 70 à 85 % des vœux est un repère observé dans les équipes qui fonctionnent bien :
En dessous, la confiance s'érode.
Au-dessus, la couverture peut en pâtir.
Ce n'est pas une norme opposable. Voir Gérer les vœux des soignants.
7 Gérer les temps partiels
Les temps partiels (80 %, 70 %, 50 %) sont omniprésents en EHPAD et représentent un des principaux points de complexité du planning. Quelques repères :
- 1 Répartition proratisée : les week-ends et nuits d'un temps partiel sont couramment calculés au prorata du taux d'activité. Cette règle relève de l'accord d'établissement, pas d'une norme nationale.
- 2 Jours fixes de travail : un 80 % peut avoir une journée hebdomadaire fixe de repos, à intégrer comme contrainte dure.
- 3 Équité : un compteur séparé temps pleins / temps partiels facilite l'arbitrage.
8 Absorber l'imprévu
Un volant de 8 à 10 % d'absorption est couramment cité dans les retours terrain.
Alerte : Au-delà de 15 % d'absentéisme, le sujet dépasse le seul planning : conditions de travail, management, politique de remplacement.
9 Outiller le processus
Excel est maîtrisé et gratuit. Il convient aux petites équipes stables. Dès que la taille augmente (au-delà de 8 à 10 soignants) ou que les contraintes se multiplient (nuits, vœux, alternance WE), un générateur automatique économise du temps-cadre et réduit les erreurs de conformité.
FAQ
Selon la taille d'équipe, les retours terrain oscillent entre une demi-journée (petite équipe Excel maîtrisée) et 2 à 3 jours de cadre (équipe de 15+ avec vœux nombreux).
4 à 6 semaines est un repère qui laisse à l'équipe le temps d'organiser sa vie personnelle. Publier moins de 2 semaines avant alimente les tensions.
Prévoir un circuit d'échange validé (soignant A propose, soignant B accepte, cadre approuve), et si besoin recourir à un pool interne ou une plateforme de vacations type Hublo.
Pas nécessairement. Excel peut suffire si l'équipe est stable et les contraintes limitées. Le test pragmatique : si vous passez plus d'une demi-journée par mois sur le planning, un outil paie déjà son coût.